これから春の歓送迎会季節に向けて、予約の取り方を書こうと思っていましたが、
コロナ感染者増加で今年も大人数で会食、宴会は難しい状況になってしまいました。
これからお話しする内容が未来に生きることを願って書き進めていきたいと思います。
これを読めば、予約受付から当日の実行とその後までやるべきことが分かると思います。
予約のお客様への対応（席だけ予約編）
予約のお客様はわざわざ当店を選んでくれて、事前に連絡をしてくれています。
お店への期待や信頼があるからこそ予約してくれる、とても貴重なお客様です。
その期待に応えるよう、お店はしっかり準備しなければなりません。
どんな予約でも流れは一緒です。
①受付
②事前確認
③事前準備
④当日実行
⑤お礼
このような流れになります。当たり前のことですよね。
①～⑤までを少し説明していきます。まずは席だけを予約されるお客様
についてです。宴会、法事、慶事など団体のご予約については別途お話します。
受付
私が外食の店長をしていたころは電話かお客様がご来店されて予約を受けていました。
今はグルメサイトやホームページからWEB予約が主流かもしれませんね。
道具は予約台帳でもタブレットやPCでもやることは一緒です。
聞くこと
- お客様のお名前
- 連絡先
- 日時
- 人数
- 席だけの予約か、コース料理か
- 要望あれば聞く（料理、ドリンク、席の場所・・・など）
このような内容です。当たり前のことですが、どれが抜けても当日トラブルの
元となります。予約を取る人にもしっかりと教えましょう。
事前確認
予約の前日にこちらから確認の連絡をします。
受け付けた内容に間違いや変更はないか確認を取っておきます。
実際に確認してみると、
「キャンセルの連絡したけど・・・」
「日程の変更依頼したけど・・・」
などと言われることもあります。変更を受けた従業員が内容を更新していない
ことに気付くことがあります。
「人数減りました」
「一人増やしたいです」
といったこともしばしばあります。
当日スムーズに営業できるように必ず確認しましょう。
発注のリードタイムの関係で2日前に連絡するとか、当日確認の方がやりやすい
などお店や会社によって事情が違うと思いますので皆さんで決めていけば良いと思います。
事前準備
予約席の確保、料理を受けていたらその準備などを前日や当日に完了しておきます。
席の確保を忘れ、他のお客様で満席になってしまったら大変なことになります。
また、予約した料理を準備せず遅れてしまうと、
「予約した意味ねーじゃん」
となりお客様は不満に思われます。それは避けたいですよね。
当日実行
ご予約のお客様情報を当日出勤の従業員は全員把握します。
キッチン、フロアスタッフどちらもです。特に店長やキッチンチーフなどの
リーダーは必ず予約内容を確認しておいてください。
あとはお客様を迎え入れ、おもてなししていきましょう。
事前に受けていたドリンクや料理があったら、それらが提供されているか
確認しましょう。
かつて、サプライズ用誕生日ケーキの提供のタイミングを
サプライズさせる方にアルバイトが聞いてしまい、地獄を見たこともありました・・・。
幹事様から事前に聞いていたのに・・・。
情報の共有はマストです。
お礼
お帰りの際、ご予約していただいたお礼をします。
「ご予約いただきありがとうございます」と一言ご挨拶しましょう。
再度ご来店していただけるよう感謝の気持ちを伝えたいところです。
まとめ
まずは「席だけ」予約されるお客様への対応をお話しました。
ごく当たり前のことですが、確認漏れ、従業員同士の情報共有漏れで
大惨事が起こることもあります。予約に関する一連の流れを従業員全員が
理解し、実行していかないと期待して来店されたお客様を失望させてしまいます。
予約は事前にお店側も準備できるので、こちらのペースでオペレーション
しやすくなります。人、物、情報共有の準備をしっかりして営業に臨みましょう。
次回は団体様のご予約についてお話しします。
